Slovenské firmy sa zdráhajú digitalizovať svoj biznis, no obavy sú neopodstatnené. Automatizácia firemných systémov podľa skúseností zvyšuje efektivitu, produktivitu aj imidž spoločnosti.
Digitalizácia, teda zjednodušenie a automatizácia rutinných procesov, si u slovenských firiem stále hľadá uplatnenie. Častými dôvodmi na obavy sú komplexnosť, náročnosť, cena a dĺžka trvania jej zavádzania. „Mnohé firmy, ktorým už nepostačujú Excely a zároveň sa nechcú prispôsobovať tradičným krabicovým riešeniam, investujú obrovské sumy do vývoja systémov na mieru. Ich implementácia trvá dlhé mesiace až roky a každá ďalšia úprava je nákladná. Navyše, tieto firmy často zabúdajú na údržbu a pravidelnú aktualizáciu systémov a preto bývajú náchylné na výpadky a v horšom prípade aj na rôzne bezpečnostné incidenty, ktoré môžu firmu stáť státisíce eur,“ hovorí Milan Cák, odborník na digitalizáciu zo spoločnosti AMCEF.
Pre podnikateľov je digitálna transformácia lákavá aj kvôli tomu, že ak sa urobí dobre, dokáže majiteľom firiem ročne ušetriť až desaťtisíce eur, hlavne na personálnych výdavkoch. Zamestnanci sa na to ale pozerajú inak. „Okrem toho, že vo všeobecnosti nemajú radi zmeny a neradi sa učia nové veci, boja sa, že kvôli digitalizácii budú nahradení softvérmi, pretože dobre vytvorený softvér dokáže úplne eliminovať manuálne prepisovanie akýchkoľvek dát a dokumentov do systémov a tým pádom môže ohroziť ich pracovné miesta,“ dodáva odborník.
Podľa Milana Cáka sú však tieto obavy zbytočné. Je pravda, že digitálna transformácia dokáže zrušiť nadbytočné pracovné pozície vo firmách a v niektorých prípadoch veľa ľudí skutočne môže prísť o väčšinu svojej pracovnej agendy, ktorej sa doteraz venovali. Zo skúseností pri stovke firiem, ktorí si takouto digitálnou transformáciou prešli sa ale dá povedať, že majitelia firiem neradi prepúšťajú zamestnancov, ktorí sú vo firme už roky a firmu dobre poznajú. Väčšinou im je pridelená zaujímavejšia a kreatívnejšia práca, ktorá posunie firmu na vyššiu úroveň, napríklad lepšiu starostlivosť o klientov alebo zamestnancov. „Konkrétny príklad ilustruje firma poskytujúca dopravnú asistenciu. Pred digitalizáciou boli vo firme vyčlenení dvaja zamestnanci, ktorí manuálne spracovávali zmluvy s tisíckami ich partnerov, čo si vyžadovalo veľa administratívnej práce a papiera. Po zavedení nového systému sa celý tento proces automatizoval, takže títo zamestnanci už neboli viac potrební. Namiesto toho, aby boli prepustení, sa teraz vo firme venujú zlepšovaniu starostlivosti o partnerov. Majú priestor na častejšiu komunikáciu a riešenie problémov, čo predtým nebolo možné. Zamestnanci neprišli o prácu, ale boli presunutí na zaujímavejšie a dôležitejšie úlohy. Zlepšil sa aj imidž a celková efektivita firmy.,“ uvádza Cák a dopĺňa, že celý proces digitálnej transformácie tejto firmy stál približne 20 000 EUR, pričom táto investícia sa majiteľovi firmy kompletne vrátila za 6 mesiacov a odvtedy mu už len generuje ďalšie úspory.
Redukcia často opakovaných administratívnych úkonov zároveň zlepšuje pracovné podmienky zamestnancov. Príkladom je aj firma na výrobu brán, kde má po digitálnej transformácii tablet v aute každý servisný pracovník bez ohľadu na vek či technické zručnosti.
Podľa Cáka je dôležité zvoliť taký systém, ktorý nie je zbytočne komplexný a komplikovaný, ale ušitý na mieru tak, aby čo najlepšie zodpovedal nárokom konkrétnej firmy. „Tradičné podnikové systémy – krabicové riešenia ako SAP, Helios alebo Odoo, sú navrhnuté tak, aby pokryli široké spektrum podnikových procesov, ale firmy obvykle využívajú len 15 až 20 % ich funkcionality. Nová generácia podnikových systémov, ako napríklad Modulario, je oveľa flexibilnejšia. Firmy už viac nemusia prispôsobovať svoje procesy existujúcim modulom, ale systém sa vie plne prispôsobiť ich potrebám a potrebám každého oddelenia a zamestnanca tak, aby v ňom videli a mohli robiť len to, čo skutočne potrebujú. Tým pádom sa zamestnanci neboja systém používať, pretože v ňom nemôžu nič pokaziť a nemusia tráviť dlhé hodiny na únavných školeniach.“
Na to, aby digitalizácia vo firme prebehla úspešne, je podľa odborníka potrebné stanoviť si jasný plán a vybrať správneho partnera, ktorý firmu celým procesom prevedie krok za krokom. Digitalizáciu radí zavádzať po etapách a začať najväčšími problémami. „Tento prístup je dobrý hlavne vtedy, keď sa zamestnanci nechcú vzdať svojich zabehnutých procesov, aj keď sú častokrát veľmi neefektívne. Keď im ale niekto dodá fakt jednoduchý systém, v ktorom sa zorientujú v priebehu pár sekúnd a okamžite zistia, ako im zjednoduší prácu, tak sú oveľa otvorenejší prijať aj väčšie zmeny súvisiace s digitálnou transformáciou firmy,“ hovorí Cák. Ako dodáva, systém by mal byť navrhnutý nielen pre vedenie, ale všetkých ľudí vo firme, aby ich k používaniu motivoval.
